6 lưu ý khi lập bảng câu hỏi đánh giá nhà cung cấp

Bảng câu hỏi đánh giá nhà cung cấp được thực hiện đúng phương pháp, đúng hướng sẽ giúp bạn nhìn nhận, phân tích được toàn diện, cụ thể về nhà cung cấp cho công ty mình. Bạn hãy cùng CRIF D&B Việt Nam tìm hiểu 6 lưu ý khi lập bảng câu hỏi đánh giá nhà cung cấp qua bài viết sau.

1. Mục đích của bảng câu hỏi

Cần làm rõ mục đích của việc lập bảng câu hỏi nhằm đánh giá nhà cung cấp trong trường hợp nào. Bảng câu hỏi đánh giá nhà cung cấp thường được các công ty thực hiện nhằm các mục đích như:

• Đánh giá nhà cung cấp mới: Để biết nhà cung cấp có thực sự đáp ứng các quy chuẩn, tiêu chuẩn mà công ty mong muốn, cần nhà cung cấp đạt được hay không?
• Đánh giá nhà cung cấp sau đơn hàng: Để biết chất lượng hàng hóa, dịch vụ được cung cấp có đáp ứng tốt không?
• Đánh giá định kỳ nhà cung cấp: Để nhìn nhận, phân tích được chất lượng, cam kết nhà cung cấp thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.
• Nâng cấp hệ thống nhà cung cấp: Tập hợp dữ liệu, thông tin để có căn cứ hoạch định chiến lược phát triển mở rộng hay duy trì, cải thiện hệ thống nhà cung cấp, loại bỏ các nhà cung cấp không phù hợp.

Làm rõ mục đích trước khi thực hiện bảng câu hỏi đánh giá nhà cung cấp

2. Đối tượng của bảng câu hỏi

Trước khi bắt đầu, bạn nên xác định đối tượng của bảng câu hỏi hướng tới là ai để thiết kế nội dung câu hỏi phù hợp, đáp ứng được mục đích đánh giá. Các đối tượng của bảng hỏi hướng tới thường gồm:

• Quản lý, nhân viên phụ trách phòng mua của doanh nghiệp.
• Nhân viên nằm trong chuỗi làm việc với nhà cung cấp của doanh nghiệp.
• Khách hàng của doanh nghiệp.
• Nhà cung cấp.

Mỗi đối tượng kể trên sẽ nắm rõ thông tin và quan tâm đến các khía cạnh khác nhau của quá trình cung ứng. Bạn nên xem xét đến vị trí công việc của họ và các thông tin muốn thu thập để thiết lập bảng câu hỏi phù hợp.

Xét đến vị trí của đối tượng được hỏi để xây dựng nội dung câu hỏi phù hợp

3. Các thông tin cần có trong bảng hỏi

Một bảng câu hỏi đánh giá nhà cung cấp đầy đủ cần bao gồm các thông tin như sau:

• Tiêu đề.
• Chỉ dẫn cụ thể cho người làm bảng câu hỏi.
• Tên nhà cung cấp được đánh giá.
• Thông tin liên hệ của nhà cung cấp được đánh giá.
• Ngày tháng thực hiện bảng hỏi.
• Thông tin của người/nhóm làm bảng câu hỏi.
• Giới thiệu chung về bảng câu hỏi.
• Chỉ dẫn thực hiện bảng câu hỏi.

Khi thiết kế các câu hỏi, thông tin, trường dữ liệu trong bảng hỏi, bạn nên đặt mình vào vị trí của người được phỏng vấn để xem họ có thực sự dễ hiểu, dễ trả lời theo bảng câu hỏi không. Mặt khác, bạn cũng nên tính đến việc bố trí các thông tin cụ thể để sau quá trình đánh giá nhà cung cấp có thể tổng hợp dữ liệu dễ dàng để tiến hành thống kê, phân tích, đưa ra kết luận đánh giá.

Mỗi thông tin, trường dữ liệu trong bảng hỏi như một mảnh ghép giúp bạn đánh giá dễ dàng, chính xác về nhà cung cấp

4. Cấu trúc của bảng câu hỏi

Bảng câu hỏi đánh giá nhà cung cấp cần có cấu trúc rõ ràng, được chia thành từng phần với các mục đích cụ thể. Ngoài cấu trúc chung về mở, thân, kết của bảng hỏi thì các checklist đánh giá nhà cung cấp cần thể hiện được 7 tiêu chí đánh giá cơ bản sau:

• Sự uy tín của nhà cung cấp: Nhà cung cấp có thông tin hoạt động rõ ràng; có sự minh bạch trong hợp tác hay tuân thủ các quy định pháp lý hay không?
• Chất lượng của sản phẩm/dịch vụ cung cấp: Nhà cung cấp có đảm bảo hiệu suất, tính năng của sản phẩm, dịch vụ; độ tin cậy, độ bền, sự phù hợp, khả năng phục vụ như thế nào? Tính thẩm mỹ, chất lượng sản phẩm có tốt không?
• Hiệu suất cung cấp sản phẩm/dịch vụ: Thời gian thực hiện đơn hàng, độ tin cậy, thực hiện theo cam kết của nhà cung cấp có tốt không? Khả năng trao đổi thông tin, thích ứng, linh hoạt và mức độ dịch vụ như thế nào?
• Giá cả sản phẩm/dịch vụ và phương thức thanh toán: Sự cạnh tranh, ổn định, chính xác về giá của nhà cung cấp như thế nào? Nhà cung cấp có thường xuyên thay đổi về giá cả, có nhạy cảm về chi phí và minh bạch trong thanh toán không?
• Dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp: Dịch vụ khách hàng trước, trong và sau giao dịch của nhà cung cấp có làm bạn hài lòng không?
• Tính lâu dài và bền vững của nhà cung cấp: Nhà cung cấp có đảm bảo được các yêu cầu về bảo vệ môi trường hay ứng dụng công nghệ mới hay không?
• Rủi ro tài chính của nhà cung cấp: Nhà cung cấp có đang gặp hoặc chịu những rủi ro tài chính nào hay không?

Cấu trúc bảng câu hỏi rõ ràng giúp gia tăng hiệu quả đánh giá nhà cung cấp

5. Các dạng câu hỏi có trong bảng hỏi

Tùy theo mục đích thu thập thông tin về nhà cung cấp mà bạn có thể định dạng câu hỏi phù hợp. Các định dạng thông thường trong bảng hỏi có thể kể đến như:

Có 4 dạng câu hỏi cơ bản để bạn lựa chọn phù hợp cho bảng đánh giá nhà cung cấp của mình

6. Hình thức của bảng câu hỏi

Hình thức của bảng hỏi bao gồm 2 góc độ: Một là, bạn cần trình bày bảng hỏi rõ ràng, rành mạch, hợp logic để người được khảo sát dễ dàng trả lời cũng như thuận tiện cho việc thống kê, phân tích dữ liệu sau này. Hai là, cách thức, phương tiện gửi bảng khảo sát như thế nào? Bạn có thể dùng bảng hỏi online hoặc offline; sử dụng phần mềm, công cụ soạn thảo, khảo sát như Word, Excel hay Google Forms…

Một mẹo để bạn lựa chọn hình thức của bảng câu hỏi là nếu đối tượng trả lời khảo sát là những người thường xuyên, quen thuộc sử dụng các phần mềm, nền tảng online thì bạn có thể tiến hành khảo sát online. Như vậy, kết quả, dữ liệu trả lời sẽ được tổng hợp, thống kê, vẽ biểu đồ rất nhanh chóng. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí, công sức nhờ các nền tảng khảo sát online.

Về hình thức bảng câu hỏi bạn nên lưu ý bổ sung các yếu tố của nhận diện thương hiệu công ty, ví dụ như logo, header, footer...

Google Forms là nền tảng online hiệu quả, tiện lợi để bạn tiến hành khảo sát, đánh giá nhà cung cấp

7. Mẫu bảng câu hỏi đánh giá nhà cung cấp tham khảo

Bạn có thể tham khảo mẫu bảng câu hỏi đánh giá nhà cung cấp dưới đây để làm cơ sở xây dựng bảng hỏi phù hợp cho doanh nghiệp mình:

Phần I - Tổ chức

1. Nhân sự chủ chốt:

• Chủ tịch Hội đồng Quản trị:
• Tổng Giám đốc:
• Quản lý chất lượng:
• Giám sát:

2. Quản lý chất lượng báo cáo cho ai? (chức danh):

3. Giám sát báo cáo cho ai? (tiêu đề):

4. Số lượng nhân viên hiện tại:

• Bộ phận Kỹ thuật:
• Bộ phận Chế tạo:
• Bộ phận đảm bảo chất lượng:
• Bộ phận khác:
• Tổng số nhân viên:

5. Chi tiết về công ty:

• Thời gian hoạt động của công ty?:
• Sản phẩm, dịch vụ chính của công ty?:
• Khách hàng tiêu biểu trong 2 năm gần đây?:
• Các công ty hoặc cơ quan chức năng đã khảo sát hệ thống kiểm soát chất lượng của công ty?:

Phần II - Hệ thống và thủ tục đảm bảo chất lượng

1. Nhân viên quản lý chất lượng có bộ tài liệu hướng dẫn quản lý chất lượng để sử dụng không? (Có/Không)

2. Hệ thống kiểm soát chất lượng tuân thủ theo quy chuẩn nào? 

(ISO 9001 / ISO 9002 / NHB 5300.4(C) / ANSI 2540-1 / Khác)

3. Nếu hệ thống kiểm soát chất lượng của công ty đã được kiểm định quy chuẩn, bạn hãy điền:

• Tên đơn vị kiểm định:
• Số đăng ký kiểm định:

4. Các cơ quan chức năng giám sát chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty thông qua hình thức nào:

A. Kiểm soát định kỳ

B. Kiểm soát không định kỳ

C. Không kiểm soát

5. Tên cơ quan chức năng tiến hành kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty:

6. Cơ quan chức năng hiện có bản sao sổ tay chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty theo yêu cầu không? (Có/Không)

Phần III - Các yếu tố của hệ thống kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ

Quá trình đánh giá nhà cung cấp với bảng câu hỏi là rất cần thiết, nên được các doanh nghiệp đầu tư thời gian, công sức và chi phí để thực hiện. Chỉ khi đánh giá được cụ thể, chính xác và toàn diện về nhà cung cấp thì doanh nghiệp của bạn mới có thể xây dựng được hệ thống nhà cung cấp ổn định, đáp ứng quy chuẩn, tiêu chuẩn đề ra. Như vậy, quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ hạn chế được các rủi ro phát sinh từ nhà cung cấp.

Bạn có thể đánh giá nhà cung cấp hiệu quả, nhanh chóng cùng CRIF D&B Việt Nam

Bạn có thể tham khảo dịch vụ đánh giá nhà cung cấp của CRIF D&B Việt Nam. CRIF D&B Việt Nam có thể cung cấp cho bạn bộ giải pháp toàn diện, hiệu quả để bạn đánh giá hệ thống nhà cung cấp của mình. CRIF D&B Việt Nam sẽ chủ động chứng nhận, giám sát và phân tích cơ sở nhà cung cấp của bạn. Thông qua các dữ liệu đánh giá, các số liệu thống kê, bạn sẽ dễ dàng và có thể căn cứ để định hướng phát triển, mở rộng hay củng cố hệ thống nhà cung cấp.

Bạn có thể liên hệ với CRIF D&B ngay hôm nay để nhận được các tư vấn nhanh chóng, chính xác về bảng hỏi câu hỏi đánh giá nhà cung cấp cũng như giải pháp quản lý cung ứng nói chung. Đội ngũ CRIF D&B Việt Nam rất vinh dự được đồng hành cùng sự phát triển của công ty bạn.

CRIF D&B Việt Nam

• Địa chỉ: Tầng 15, Tòa nhà Minh Long, số 17 Bà Huyện Thanh Quan, Phường 6, quận 3, TP.HCM, Việt Nam.
• Hotline: 02839117288
• Email: csvietnam@crif.com
• Website: https://dnbvietnam.com