5 điều cần biết khi quản trị rủi ro trong logistics

Hoạt động logistic luôn tồn tại rất nhiều rủi ro, phát sinh những khoản chi phí rất lớn cho doanh nghiệp. Bởi vậy quản trị rủi ro trong logistic là điều cần thiết để đảm bảo hiệu quả hoạt động logistic của doanh nghiệp.

Quản trị rủi ro trong logistics là chìa khóa để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

1. Khái niệm quản trị logistics và quản trị rủi ro trong logistics

Hoạt động cơ bản của quản trị logistics bao gồm:

• Quản lý vận chuyển đầu vào và đầu ra.
• Sắp xếp đội xe, đội tàu.
• Quản trị kho bãi, vật tư.
• Hoàn tất đơn hàng.
• Thiết kế mạng lưới Logistics.
• Quản trị hàng tồn kho.
• Dự đoán cung cầu.
• Quản lý các nhà cung cấp dịch vụ Logistics bên thứ ba.

Thông qua quá trình quản trị rủi ro trong logistics, doanh nghiệp sẽ tìm ra, đánh giá, theo dõi và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy đến khi đang thực hiện các hoạt động logistic. 

Quản trị logistic kiểm soát việc vận chuyển hàng hóa từ nơi xuất phát đến nơi tiêu thụ

2. Tầm quan trọng và lợi ích của quản trị rủi ro trong logistics

Quản trị rủi ro trong logistics khi kinh doanh rất quan trọng. Việc này đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

• Tránh tổn thất kinh doanh do gián đoạn logistics: Do thị trường và môi trường kinh doanh phức tạp, những gián đoạn không mong muốn trong logistics sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp và làm suy yếu sức mạnh kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý rủi ro đã trở thành chìa khóa để tránh tổn thất kinh doanh nghiêm trọng.
• Chiến lược cạnh tranh quan trọng: Quản trị rủi ro trong logistics tạo lợi thế khác biệt cho doanh nghiệp thông qua việc quản trị và điều phối các sản phẩm, dịch vụ đến với khách hàng tốt hơn. 
• Lợi ích khác: Quản lý rủi ro logistics mang lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp như:
  • Đảm bảo đưa ra các quyết định nhanh chóng và hiệu quả.
  • Sử dụng hiệu quả thời gian.
  • Ngăn ngừa lãng phí nguồn lực.
  • Bảo vệ tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo sự ổn định.
  • Duy trì sự tăng trưởng và phát triển trên thị trường. 
  • Phát triển kiểm toán nội bộ. 

3. Các loại rủi ro trong hoạt động logistics

Để quản trị rủi ro trong logistics hiệu quả, điều quan trọng là chúng ta cần nắm rõ hoạt động logistics sẽ phát sinh các loại rủi ro nào. 

Có 7 loại rủi ro trong hoạt động logistics, cụ thể như sau: 

3.1. Rủi ro vận chuyển

Rủi ro vận chuyển là điều không tránh khỏi trong chuỗi hoạt động logistics

Một số rủi ro vận tải thường phát sinh trong quá trình hoạt động logistics như sau: 

• Hỏng hóc và tai nạn đối với máy móc hoặc phương tiện làm việc.
• Vấn đề trong việc tìm kiếm phụ tùng thay thế cho máy móc hoặc phương tiện làm việc, thiết bị sửa chữa và bảo dưỡng không phù hợp.
• Điều kiện bên ngoài ảnh hướng tới các tuyến đường ngăn cản việc vận chuyển.
• Không có kế hoạch sử dụng nhiên liệu. 
• Không vận chuyển theo thông số kỹ thuật của sản phẩm hoặc tài liệu được sử dụng trong vận chuyển hoặc lắp đặt không chính xác.
• Sự cố mất cắp khi bốc xếp hoặc vận chuyển.
• Sự cố như ngừng hoạt động hoặc ngừng hoạt động kinh doanh khiến việc vận chuyển không kịp thời.
• Không tuân thủ luật hoặc quy định trong quá trình vận chuyển.
• Nhân viên vận chuyển có sức khỏe thể chất, tinh thần không đảm bảo hoặc không được nghỉ ngơi đầy đủ.
• Nhà cung cấp gặp khó khăn về tài chính.
• Các vấn đề phát sinh từ công nghệ thông tin

3.2. Rủi ro hàng tồn kho

Các rủi ro có thể gặp phải trong quá trình quản lý hàng tồn kho có thể được liệt kê như sau: 

• Đầu tư hàng tồn kho quá mức.
• Dịch vụ khách hàng không đầy đủ.
• Thu nhập và lỗ lãi do quản lý hàng tồn kho không theo kế hoạch.
• Kho lưu trữ không phù hợp với khả năng lưu trữ.
• Sự cố do phần mềm.
• Chủ quan trong quản lý hàng tồn kho.
• Nhân viên không được đào tạo, tỷ lệ luân chuyển nhân viên quá cao.
• Bộ phận sản xuất tạm dừng do thiếu nguyên vật liệu.
• Bảo quản đầu vào và đầu ra sản phẩm không đều.
• Nếu có nhiều hư hỏng, lãng phí và mất mát.
• Lượng dư thừa do nhu cầu biến động.
• Vụ trộm cắp, cháy nổ, thiên tai.
• Lỗi hệ thống an ninh, lỗi hệ thống cảnh báo. 

Nhiều rủi ro phát sinh khi quản lý hàng tồn kho

3.3. Rủi ro quản lý dịch vụ khách hàng

Một số rủi ro có thể phát sinh trong quá trình phục vụ khách hàng:

• Bán hàng không chính xác hoặc đơn đặt hàng không chính xác.
• Thiếu hệ thống thông tin, các vấn đề về bảo mật hoặc lỗi.
• Chuyển thông tin về khách hàng cho đối thủ cạnh tranh.
• Nhân viên không được đào tạo hoặc nhân viên dịch vụ khách hàng không có sự học tập, thay đổi để đáp ứng nhu cầu của khách. 
• Ngân sách thiếu hụt.
• Thực tế là các nghiên cứu khảo sát không được tiến hành một cách chính xác.
• Chậm giao hàng.
• Phí vận chuyển cao.
• Khách hàng không thể bày tỏ chính xác mong muốn và nhu cầu của mình.
• Không duy trì được tính liên tục trong dịch vụ khách hàng.
• Mất khách hàng do không thể hiện mối quan hệ khác biệt với khách hàng trung thành. 

Rủi ro phát sinh khi chăm sóc khách hàng ảnh hưởng không nhỏ tới doanh nghiệp

3.4. Rủi ro quản trị logistics ngược

Rủi ro xảy ra trong quy trình logistics ngược có thể được tóm tắt như sau: 

• Chi phí vận chuyển rất cao.
• Các vấn đề về chất lượng trong quá trình hoạt động.
• Các hoạt động dịch vụ khách hàng không phù hợp.
• Không thực hiện được các phân tích chi phí - lợi ích, các vấn đề về nguồn lực tài chính.
• Các vấn đề về bảo quản.
• Sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng.
• Khó khăn trong tái sản xuất.
• Các vấn đề về đóng gói.
• Không có kế hoạch chiến lược.
• Sự không phù hợp của hệ thống thông tin và công nghệ mà doanh nghiệp đang sử dụng với sự phát triển của doanh nghiệp. 
• Nguồn nhân lực không đủ.
• Vấn đề chất lượng của sản phẩm bị trả lại.

Rủi ro logistic ngược tạo sức ép về tài chính, công nghệ và quản lý cho doanh nghiệp

3.5. Rủi ro khi xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

Các rủi ro liên quan đến hoạt động đặt hàng của khách hàng có thể được liệt kê như sau: 

• Các vấn đề do đặc tính sản phẩm gây ra.
• Vấn đề quản lý trong tính đa dạng của sản phẩm.
• Sự thay đổi về nhu cầu.
• Vấn đề phần mềm.
• Vấn đề chia sẻ thông tin giữa các bộ phận.
• Vấn đề về đào tạo chuyên môn của nhân viên.
• Không chuẩn bị đơn hàng đúng hạn.
• Không đủ công cụ và thiết bị cần thiết để chuẩn bị đơn đặt hàng.
• Chi phí phát sinh liên quan đến xử lý đơn đặt hàng.

Rủi ro khi xử lý đơn đặt hàng ảnh hưởng trực tiếp tới sự hài lòng của khách hàng

3.6. Rủi ro quản lý kho

Các rủi ro về quản lý kho đến từ:

• Sản phẩm trả lại, sản phẩm chờ.
• Chậm trễ do mật độ sản phẩm giữa các tầng trong kho hàng. 
• Bảo quản tại nơi vận chuyển sản phẩm.
• Giải quyết sự cố.
• Chứng từ giao hàng / giao hàng không chính xác / không đầy đủ.
• Sản phẩm không có mã vạch.
• Không đủ phương tiện vận chuyển.
• Hệ thống kho thiếu an ninh.
• Sai sót trong việc lựa chọn vị trí kho.
• Do giá kệ không đúng với đặc tính sản phẩm.

Rủi ro về kho hàng ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm và chi phí cho doanh nghiệp

3.7. Rủi ro quản lý mua hàng

Các rủi ro có thể phát sinh trong hoạt động mua hàng bao gồm: 

• Rủi ro không hoạt động do chức năng của sản phẩm.
• Rủi ro hư hỏng sản phẩm ảnh hưởng đến sức khỏe con người / các sản phẩm khác.
• Rủi ro tài chính của đơn vị.
• Rủi ro phát sinh do sản phẩm được mua / bán sẽ không tuân theo văn hóa địa phương. 
• Nếu sản phẩm đã mua không phù hợp với mong đợi của khách hàng.
• Trong quá trình trả lại sản phẩm phát sinh rủi ro khi sửa chữa, khó thay thế các sản phẩm lỗi. 

Rủi ro trong quá trình mua hàng ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm, tài chính và danh tiếng của doanh nghiệp

4. Quy trình quản trị rủi ro trong logistics

Có rất nhiều rủi ro ở mọi giai đoạn của hoạt động logistics, do vậy, những rủi ro này phải được dự đoán, phát hiện và có biện pháp phòng ngừa.

Quy trình quản trị rủi ro logistic gồm 5 bước: 

Bước 1: Xác định những rủi ro có thể gặp phải

Bước đầu tiên khi quản trị rủi ro trong logistics là xác định những rủi ro có thể gặp phải.

Rủi ro có thể bắt nguồn từ trong doanh nghiệp cũng như bên ngoài. Do đó, ta cần phải xác định mọi sự kiện có ảnh hưởng đến lợi ích doanh nghiệp cũng như có thể gây ra vấn đề trong hoạt động logistic. 

Bước 2: Phân tích các rủi ro

Tiếp theo, bước 2 khi quản trí rủi ro trong logistics là phân tích các rủi ro.

Phân tích kỹ càng mọi ảnh hưởng dự kiến mà mỗi rủi ro có thể tác động tới chuỗi logistic, hành vi người tiêu dùng hoặc bất kỳ nỗ lực nào đang được thực hiện.

Bước 3: Đánh giá rủi ro

Sau khi phân tích, bước tiếp theo ta cần làm để quản trị rủi ro trong logistics là đánh giá rủi ro.

Xếp hạng các rủi ro theo khả năng rủi ro để xem mức độ nghiêm trọng của rủi ro đối với hoạt động logistic và chiến lược phát triển.

Bước 4: Xử lý rủi ro

Đây là bước xem xét các cách để giảm xác suất rủi ro, tăng xác suất xuất hiện các sự kiện có ảnh hưởng tích cực, chuẩn bị kế hoạch phòng ngừa và dự phòng cần thiết. Có 4 cách để xử lý rủi ro phổ biến:

• Tránh rủi ro: Hay có nghĩa là làm biến mất tất cả các hoạt động gây rủi ro, cũng tức là bỏ qua lợi nhuận, cơ hội tiềm năng liên quan.
• Giảm rủi ro: Tức thực hiện các thay đổi nhỏ để giảm mức độ rủi ro cũng như phần thưởng.
• Chuyển nhượng hoặc chia sẻ rủi ro: Tức phân phối lại gánh nặng thua lỗ hoặc lợi nhuận bằng cách tham gia vào quan hệ đối tác hoặc đưa vào các thực thể mới.
• Chấp nhận rủi ro: Sức gánh vác hoàn toàn mọi rủi ro cũng như lợi nhuận có thể đạt được. Thường được áp dụng cho trường hợp rủi ro nhỏ và mọi tổn thất doanh nghiệp có thể đảm đương, chấp nhận.

Bước 5: Theo dõi rủi ro

Bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng giúp chúng ta quản trị rủi ro trong logistics một cách hiệu quả là theo dõi rủi ro để kịp thời đưa ra đánh giá và cách xử lý kịp thời.

Trong trường hợp chấp nhận rủi ro trong hoạt động logistic, doanh nghiệp cần theo dõi rủi ro thường xuyên bằng cách theo dõi các sự thay đổi cũng như các mối đe dọa có thể xảy ra và bình tĩnh đưa ra giải pháp khi xác định được.

5. Hạn chế rủi ro trong logistics với giải pháp của CRIF D&B Việt Nam

Doanh nghiệp bạn có thể hạn chế các rủi ro trong logistics nói riêng và chuỗi cung ứng nói chung bằng việc đánh giá rủi ro đến từ các nhà cung cấp, đối tác đang và sẽ tham gia vào chuỗi cung ứng. 

Để có thể đánh giá được những đối tác này, bạn cần có những thông tin chính xác, cập nhật. Và giải pháp thông minh của CRIF D&B Việt Nam sẽ giúp bạn đạt được điều đó. 

CRIF D&B Việt Nam cung cấp giải pháp báo cáo quản lý rủi ro với các thông tin hữu ích từ các đối tác, các nhà cung cấp, nhờ đó, doanh nghiệp bạn có thể đánh giá được các rủi ro tiềm ẩn khi hợp tác với 1 doanh nghiệp bất kỳ, từ đó xác định được những đối tác, nhà cung cấp phù hợp. Giải pháp này cung cấp hai loại báo cáo dưới đây: 

• Báo cáo thông tin doanh nghiệp: Được lấy từ các nguồn đáng tin cậy nhất về thông tin kinh doanh, giúp bạn nắm được tính linh hoạt của công ty, sự ổn định về tài chính và vị thế của doanh nghiệp. 
• Báo cáo thông tin nhà cung cấp và giải pháp quản lý cung ứng: Giải pháp quản lý nhà cung cấp sẽ chủ động chứng nhận, giám sát và phân tích cơ sở nhà cung cấp của bạn, để bạn có thể giảm thiểu mọi rủi ro về sự gián đoạn của nhà cung cấp đối với doanh nghiệp của bạn. Kết hợp với báo cáo thông tin nhà cung cấp (SIR) giúp bạn đánh giá các nhà cung cấp và bên thứ ba một cách chủ động và có hệ thống, sử dụng các phân tích nâng cao, biến đổi thông tin thành những hiểu biết cho phép bạn đưa ra quyết định thông minh hơn, chiến lược hơn.

Giải pháp đánh giá rủi ro của CRIF D&B Việt Nam giúp bạn gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn nhận biết được những rủi ro có thể xảy đến trong quá trình logistic và cách quản trị rủi ro trong logistic hiệu quả. Bạn có thể liên hệ CRIF D&B Việt Nam để nhận tư vấn về giải pháp đánh giá rủi ro thông minh, giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu tối đa rủi ro có thể xảy ra: 

• Địa chỉ: Tầng 15, Tòa nhà Minh Long, số 17 Bà Huyện Thanh Quan, Phường 6, quận 3, TP.HCM, Việt Nam.
• Hotline: 02839117288
• Email: csvietnam@crif.com
• Website: https://dnbvietnam.com