PHÂN LOẠI và HƯỚNG DẪN đánh giá RỦI RO nhà cung cấp

Việc đánh giá rủi ro nhà cung cấp mỗi khi lựa chọn nguồn cung ứng cho doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp của bạn đưa ra được những quyết định phù hợp khi lựa chọn nhà cung ứng. Đồng thời tránh những tổn thất có thể xảy ra cho tổ chức.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn phân loại và hướng dẫn cách đánh giá rủi ro nhà cung cấp.

Đánh giá rủi ro nhà cung cấp là điều vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp

1. Tại sao không thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro từ nhà cung cấp?

Nhiều người sẽ thắc mắc tại sao phải đánh giá rủi ro nhà cung cấp nếu nó luôn hoàn hảo và không có phát sinh. Tuy nhiên, trường hợp này rất hiếm khi xảy ra. Chính vì thế mà chúng ta không bao giờ có thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro từ nhà cung cấp. 

Nhà cung cấp là nhân tố thuộc bên ngoài, độc lập với doanh nghiệp, doanh nghiệp không thể kiểm soát vấn đề do phát sinh nội bộ của nhà cung cấp. Bởi vậy không thể loại bỏ hoàn toàn các rủi ro. Nhưng bạn có thể thực hiện các bước để quản lý rủi ro.

Chìa khóa thành công là xác định và giảm thiểu rủi ro của nhà cung cấp trước khi các mối đe dọa đạt đến mức khủng hoảng. Đó là lý do tại sao việc đánh giá rủi ro nguồn cung là một phần quan trọng trong việc lựa chọn và quản lý nhà cung cấp. Những đánh giá nhà cung cấp này cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động của nhà cung cấp khi hợp tác sau này. 

Không thể loại bỏ rủi ro nhà cung cấp nhưng có thể quản lý rủi ro

2. Phân loại các rủi ro từ nhà cung cấp

Trước khi hướng dẫn đánh giá rủi ro nhà cung cấp, chúng ta cần phân loại các rủi ro có thể xảy ra.

Rủi ro nhà cung cấp có thể được phân thành 5 loại như sau:

• Chậm trễ hoặc không cung cấp được đúng hạn: Đây là rủi ro của việc hàng hóa hoặc dịch vụ bị lỗi hoàn toàn và có thể vĩnh viễn, hoặc rủi ro về sự chậm trễ trong việc cung cấp hàng hóa hoặc cung cấp một dịch vụ cụ thể.
• Thiệt hại về thương hiệu: Đây là những rủi ro có thể gây tai hại cho thương hiệu của doanh nghiệp do xung đột với các nguyên tắc của doanh nghiệp, mong đợi của khách hàng và các bên liên quan.
• Mất lợi thế cạnh tranh: Các rủi ro của lợi thế cạnh tranh thường không được xác định rõ, bao gồm hành vi ăn cắp sở hữu trí tuệ, hàng giả và hàng hóa được bán trên chợ xám.
• Giá cả và rủi ro về chi phí: Rủi ro do chi phí đầu vào cao hơn dự đoán hoặc kế hoạch (có hoặc không có hợp đồng).
• Rủi ro về chất lượng: Những rủi ro liên quan đến chất lượng không đạt, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ kém và các khuyết tật tiềm ẩn.

Phân loại các rủi ro từ nhà cung cấp

3. Hướng dẫn đánh giá rủi ro nhà cung cấp

Đánh giá rủi ro nhà cung cấp là quá trình đánh giá các quy trình, chính sách và tình hình tài chính của nhà cung cấp.

Từ đó, xác định mức độ rủi ro khi làm việc với nhà cung cấp đối với doanh nghiệp của bạn. Quy trình quản lý rủi ro có thể được chia thành 6 bước: 

3.1. Xác định các nhà cung cấp để đánh giá

Lựa chọn và xác định nhà cung cấp để đánh giá

Bạn cần xác định các nhà cung cấp quan trọng nhất đối với sự thành công của doanh nghiệp hoặc có rủi ro cao nhất đối với doanh nghiệp của bạn.

Đây là những nhà cung cấp phải được đánh giá rủi ro nhà cung cấp. Đây là một bước quan trọng vì một doanh nghiệp trung bình sử dụng hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn nhà cung cấp.

Do đó, bạn sẽ chỉ có thể thực hiện những đánh giá này trên một tỷ lệ nhỏ trong tổng số các nhà cung cấp làm việc với doanh nghiệp nên bạn phải đưa ra lựa chọn của mình một cách khôn ngoan.

3.2. Xây dựng đánh giá của doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên xây dựng bản tiêu chí đánh giá nhà cung cấp dạng bảng hỏi

Bạn cần tạo một bản tiêu chí và các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp. Bản đánh giá này nên được làm dưới dạng bảng hỏi. 

Các tiêu chí đưa ra cần bao gồm việc kiểm tra các rủi ro mà mỗi nhà cung cấp có thể gây ra cho doanh nghiệp của bạn, mức độ nghiêm trọng của rủi ro đó đối với doanh nghiệp và khả năng rủi ro đó gây ra vấn đề. 

Thông thường, đánh giá của bạn nên giải quyết các lĩnh vực chính như:

• Chất lượng
• Sự liên kết
• Hiệu quả
• Tính xác thực 

Bảng hỏi này nên được sử dụng để tìm hiểu thêm về các chính sách, quy trình và thủ tục của nhà cung cấp để bạn có thể xác định rủi ro còn lại của họ. Đừng ngại yêu cầu bằng chứng về các tiêu chuẩn của công ty trong bất kỳ lĩnh vực nào bạn có thể quan tâm.

Những lưu ý khi tạo bảng hỏi:

• Câu hỏi không nên quá dài dòng và khó hiểu. Nếu câu hỏi quá dài, khó hiểu hay ở dạng mở rộng, nhiều khả năng bạn sẽ nhận được câu trả lời không đầy đủ và chính xác.
• Hãy đặt các câu hỏi ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu và khác quan. 
• Điều chỉnh câu hỏi của bạn để thăm dò các lĩnh vực quan tâm trên cơ sở nhà cung cấp.

3.3. Yêu cầu các nhà cung cấp hoàn thành đánh giá

Các nhà cung cấp cần hoàn thành bảng đánh giá. Trong một số tình huống, họ có thể yêu cầu bạn giúp đỡ để hoàn thành. Họ có thể yêu cầu nhiều nhân viên trả lời câu hỏi và họ có thể yêu cầu tài liệu.

3.4. Kiểm tra và phân tích kết quả

Sau khi nhà cung cấp đã hoàn thành đánh giá, bạn sẽ cần xem xét câu trả lời của họ và phân tích kết quả. Hãy dành thời gian để xếp hạng rủi ro mỗi nhà cung cấp dựa trên mức độ rủi ro và số lượng rủi ro tiềm ẩn mà họ gây ra cho doanh nghiệp của bạn.

3.5. Đưa ra các phương án dựa trên kết quả

Bạn sẽ đưa ra các quyết định dựa trên kết quả đánh giá: 

• Trong đa số trường hợp, bạn sẽ yêu cầu nhà cung cấp khắc phục những rủi ro lớn với doanh nghiệp bạn. Hãy suy nghĩ về mức độ rủi ro mà nhà cung cấp đặt ra mà bạn có thể chấp nhận, cùng với những gì tuyệt đối phải giải quyết.
• Trong một số trường hợp, bạn có thể yêu cầu kiểm tra tại chỗ để có thể hiểu thêm về cách hoạt động của nhà cung cấp. Điều này cho phép bạn thực hiện đánh giá chuyên sâu hơn.
• Trong một số trường hợp hiếm hoi, bạn có thể thấy rằng bạn cần phải xóa hoàn toàn nhà cung cấp khỏi danh sách của mình. Khi điều này xảy ra, điều quan trọng là phải yêu cầu phòng mua hàng đảm bảo một nhà cung cấp mới thay thế họ càng sớm càng tốt để giảm thiểu tác động của việc chuyển đổi đối với doanh nghiệp. 

3.6. Có thêm các đánh giá định kỳ

Tùy thuộc vào nhà cung cấp và hồ sơ rủi ro của họ, bạn cũng có thể tiến hành đánh giá thường xuyên hơn. Từ một lần trong vài năm đến nhiều lần trong mỗi năm.

Để đảm bảo doanh nghiệp có được lợi ích lâu dài, bạn phải thực hiện trách nhiệm giải trình khi chọn thời điểm đánh giá để duy trì các mối quan hệ với nhà cung cấp. Một trong những cách tốt nhất để làm điều này là có một chiến lược quản lý và đánh giá rủi ro vững chắc.

4. Sử dụng SIR để đánh giá rủi ro nhà cung cấp hiệu quả

SIR là báo cáo thông tin nhà cung cấp, cung cấp các thông tin cơ bản của nhà cung cấp và có chỉ số đánh giá nhà cung cấp SEI:

• SEI được tổng hợp của cơ sở dữ liệu thông tin của D&B về các công ty bao gồm thông tin thanh toán, khai báo công khai, nhân khẩu học và tài chính khi có sẵn.
• SEI sử dụng quy trình chất lượng DUNSRight® độc quyền của D & B đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin có trong cơ sở dữ liệu. 
• SEI không xác định được các doanh nghiệp ngừng kinh doanh, không xác định được khu vực, phá sản, tạm ngừng kinh doanh.
• SEI sử dụng khả năng phân tích D&B để phân loại các công ty Việt Nam thành phân khúc rủi ro từ 1-6, với 1 đại diện rủi ro thấp nhất và 6 là mức rủi ro cao nhất.
  • Không đáng kể: Đặt các điều khoản để khuyến khích tăng trưởng.
  • Rủi ro tối thiểu: Gia hạn hợp đồng. 
  • Rủi ro thấp: Tiến hành hợp tác.
  • Dưới mức Trung bình: Tiếp tục tiến hành nhưng theo dõi.
  • Trên Trung bình: Điều khoản Đánh giá lại / Cần bảo hành. 
  • Rủi ro cao: Chỉ đề xuất với đơn hàng C.O.D.

Báo cáo SIR của CRIF D&B Việt Nam giúp doanh nghiệp đánh giá rủi ro nhà cung cấp trên cơ sở dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định kinh doanh chuẩn xác, tránh những tổn thất khi hợp tác với các nhà cung cấp sau này. 

Chỉ số SEI phân loại 6 phân khúc rủi ro

Như vậy, bài viết trên đây đã đưa ra những hướng dẫn chi tiết để bạn có thể đánh giá rủi ro nhà cung cấp hiệu quả. Ngoài ra, bạn có thể cân nhắc giải pháp báo cáo thông tin nhà cung cấp SIR để có cơ sở đánh giá chính xác. Để nhận tư vấn chi tiết về giải pháp thông minh này, bạn có thể liên hệ: 

• Địa chỉ: Tầng 15, Tòa nhà Minh Long, số 17 Bà Huyện Thanh Quan, Phường 6, quận 3, TP.HCM, Việt Nam.
• Hotline: 02839117288
• Email: csvietnam@crif.com
• Website: https://dnbvietnam.com